MENTHORAI PROFESSIONAL
Informativa sul trattamento dei dati personali del Cliente e del referente
ai sensi dell'art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) — Versione 1.1
La presente informativa riguarda i dati personali che MENTHORAI tratta, quale Titolare autonomo, per acquistare, gestire e fatturare il servizio MENTHORAI Professional: i dati del Cliente quando è un professionista che opera in proprio, e i dati del referente, unico titolare delle credenziali del pannello riservato, che li fornisce personalmente in fase di registrazione e di acquisto. Non riguarda i contenuti delle sessioni di studio svolte alle postazioni, che MENTHORAI tratta per conto del Cliente quale Responsabile ai sensi dell'Accordo art. 28 allegato alle Condizioni generali di fornitura; per quei trattamenti il Titolare è il Cliente, che informa gli studenti e le famiglie.
1. Titolare e Responsabile della protezione dei dati
Titolare: MENTHORAI S.r.l. Start-up Innovativa Società Benefit, Via della Stazione Vecchia 5, 09125 Cagliari, C.F./P.IVA 04198050926, REA CA-371210. Questioni relative ai dati personali: privacy@menthorai.ai; PEC: menthorai@pec.menthorai.ai.
Responsabile della protezione dei dati (DPO): Avv. Marco Del Fungo — dpo@menthorai.ai.
2. Dati trattati, finalità, basi giuridiche e conservazione
| Dati | Finalità | Base giuridica | Conservazione |
|---|---|---|---|
| Denominazione o nome e cognome, C.F./P.IVA, sede, codice destinatario o PEC | Conclusione ed esecuzione del contratto; fatturazione | Contratto (art. 6.1.b); obblighi fiscali (art. 6.1.c) | Durata del contratto e dieci anni successivi |
| E-mail del referente e hash non reversibile della password | Accesso al pannello, gestione dei codici, comunicazioni di servizio, codici monouso per la verifica dell'e-mail e per l'approvazione specifica delle clausole | Contratto (art. 6.1.b) se l'interessato è il Cliente persona fisica; legittimo interesse alla gestione del rapporto contrattuale (art. 6.1.f) per il referente | Durata del contratto, fino al termine del periodo di recupero previsto dalle Condizioni generali |
| Registrazione delle accettazioni (versione e impronta del testo, data e ora, e-mail di invio del codice monouso, impronta dell'IP) e copia in formato PDF dei documenti accettati | Prova della conclusione del contratto e dell'approvazione specifica delle clausole | Contratto (art. 6.1.b); legittimo interesse alla tutela dei propri diritti (art. 6.1.f) | Durata del contratto e dieci anni successivi |
| Nome e recapito del responsabile della protezione dei dati del Cliente, se indicati (facoltativi) | Comunicazioni in materia di protezione dei dati previste dall'Accordo art. 28; tenuta del registro dei trattamenti svolti per conto dei Clienti | Obbligo legale (art. 6.1.c, in relazione all'art. 30, par. 2, GDPR); legittimo interesse (art. 6.1.f) | Durata del contratto |
| Registro degli accessi al pannello e alle postazioni (accesso e uscita, credenziale o codice, data e ora, impronta dell'IP) | Sicurezza del servizio | Legittimo interesse (art. 6.1.f) | 12 mesi |
| Indirizzo IP e metadati di connessione | Instradamento e sicurezza della rete | Legittimo interesse (art. 6.1.f) | Non conservati da MENTHORAI; presso il fornitore di rete per il solo tempo necessario alla sicurezza, secondo la sua informativa |
| Dati di pagamento | Pagamento dell'abbonamento | Contratto (art. 6.1.b); obblighi fiscali (art. 6.1.c) | Presso il fornitore dei pagamenti; MENTHORAI non conserva i dati della carta |
| Codice del buono Carta del docente e relativo importo, per i soli acquisti con la Carta del docente | Pagamento dell'abbonamento e rendicontazione dell'acquisto | Contratto (art. 6.1.b); obblighi fiscali (art. 6.1.c) | Durata del contratto e dieci anni successivi |
| Corrispondenza con MENTHORAI (assistenza, reclami, comunicazioni contrattuali) | Gestione delle richieste e del rapporto | Contratto (art. 6.1.b); legittimo interesse (art. 6.1.f) | Durata del contratto e dieci anni successivi |
I dati indicati nella tabella, salvo quelli espressamente indicati come facoltativi, sono necessari per concludere ed eseguire il contratto; senza di essi il servizio non può essere attivato. Sui dati del Cliente e del referente non sono adottate decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato, né è svolta profilazione.
3. Destinatari
I dati sono trattati dalle persone autorizzate da MENTHORAI, dai consulenti fiscali e contabili di MENTHORAI e dai seguenti fornitori, che operano quali responsabili del trattamento per conto di MENTHORAI, salvo che per alcuni servizi accessori agiscano quali titolari autonomi secondo la propria informativa (per esempio i dati di pagamento presso il fornitore dei pagamenti). I dati sono inoltre comunicati all'amministrazione finanziaria e alle autorità nei casi previsti dalla legge. Per gli acquisti con la Carta del docente, il codice del buono e il relativo importo sono comunicati al Ministero dell'istruzione e del merito, titolare della piattaforma, per la validazione del buono; per gli ordini delle pubbliche amministrazioni tramite il Mercato elettronico della Pubblica Amministrazione, i dati sono trattati anche da Consip S.p.A., gestore della piattaforma, quale titolare autonomo secondo la propria informativa.
| Fornitore | Servizio | Localizzazione e garanzie per i trasferimenti |
|---|---|---|
| Railway Corporation | Hosting applicativo | UE (Paesi Bassi); entità USA: Data Privacy Framework, clausole contrattuali standard in subordine |
| Databricks, Inc. (Neon) | Base dati | UE (Francoforte); entità USA: clausole contrattuali standard e Data Privacy Framework |
| Cloudflare, Inc. | Rete di distribuzione e sicurezza | Nodi nell'UE; entità USA: Data Privacy Framework dichiarato, clausole contrattuali standard |
| Stripe Payments Europe, Limited | Pagamenti e fatturazione | Irlanda; verso Stripe, LLC (USA): Data Privacy Framework, clausole contrattuali standard in subordine |
| Resend | E-mail di servizio e codice monouso | USA: clausole contrattuali standard |
| Sentry (Functional Software, Inc.) | Monitoraggio errori, configurato per non ricevere dati personali | Istanza UE (Germania); entità USA: Data Privacy Framework, clausole contrattuali standard in subordine |
| Fornitore del servizio di fatturazione elettronica e conservazione a norma | Emissione, trasmissione al Sistema di Interscambio e conservazione delle fatture | Italia |
| Fornitore dei servizi di posta elettronica e PEC | Caselle istituzionali di MENTHORAI | Italia |
Le copie delle garanzie per i trasferimenti possono essere richieste a privacy@menthorai.ai.
4. Diritti
Il Cliente persona fisica e il referente possono esercitare in qualsiasi momento i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e portabilità (artt. 15-20 GDPR) scrivendo a privacy@menthorai.ai. Il riscontro è reso entro un mese, prorogabile di due mesi nei casi previsti dall'art. 12, par. 3, GDPR. È sempre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), ai sensi dell'art. 77 GDPR.
Diritto di opposizione. Per motivi connessi alla propria situazione particolare, l'interessato può opporsi in qualsiasi momento ai trattamenti fondati sul legittimo interesse (art. 21 GDPR), scrivendo a privacy@menthorai.ai; MENTHORAI si astiene dal trattamento salvo che dimostri motivi legittimi cogenti prevalenti.
5. Cookie e strumenti di memorizzazione
Il pannello riservato e le postazioni utilizzano esclusivamente cookie tecnici di prima parte e strumenti di memorizzazione del browser necessari al funzionamento del servizio. I valori dei cookie non contengono dati identificativi.
| Nome | Tipo | Finalità | Durata |
|---|---|---|---|
| menthorai_token | Cookie tecnico | Autenticazione della sessione del pannello o della postazione; valore casuale non riconducibile a una persona | 24 ore; cancellato all'uscita |
| mh_fascia | Cookie tecnico | Fascia d'età pedagogica scelta a inizio sessione, protetta da firma; non identifica la persona | Fino alla fine della sessione, al massimo 24 ore; cancellato con «Nuova lezione» o «Esci» |
| mh_pref | Cookie tecnico | Preferenze di visualizzazione della sessione | Fino alla fine della sessione, al massimo 24 ore; cancellato con «Nuova lezione» o «Esci» |
| menthor_lang | Memorizzazione locale del browser | Lingua dell'interfaccia | Fino alla cancellazione dal browser |
| mapSource; emojiMapSize_<tipo> | Memorizzazione locale del browser | Origine della mappa concettuale in corso; dimensione delle icone della mappa | Cancellati con «Nuova lezione» o «Esci» |
| menthorai_reloaded_text | Memorizzazione di sessione del browser | Conservazione temporanea del testo di studio in caso di ricaricamento della pagina | Fino a «Nuova lezione», «Esci» o alla chiusura della scheda del browser |
Strumenti di terze parti. La rete di distribuzione che protegge il servizio (Cloudflare) può impostare propri cookie tecnici di sicurezza e di protezione dagli accessi automatizzati, per esempio __cf_bm e cf_clearance, che MENTHORAI non imposta né legge; il fornitore dei pagamenti (Stripe) può utilizzare cookie sul proprio dominio durante il pagamento. Durata e finalità sono indicate nelle informative di tali fornitori.
Non sono utilizzati cookie di profilazione, analitici, pubblicitari o di tracciamento. Ai sensi dell'art. 122 del D.Lgs. 196/2003 e delle Linee guida del Garante del 10 giugno 2021, l'uso di soli strumenti tecnici non richiede il consenso.
6. Modifiche
Le modifiche sostanziali della presente informativa sono comunicate al referente per posta elettronica prima della loro applicazione.